【名古屋】データ入力が大変な理由と代行の費用相場！

名古屋でデータ入力代行業者をお探しなら合同会社Polarisへご相談ください。企業の膨大なデータを自社内で処理しようとすると、従業員に大きな負担がかかってしまいます。面倒なデータ入力は専門の代行業者に任せるのがおすすめです。今回は、大量のデータ入力が大変な理由と代行費用相場について詳しくご紹介いたします。

データ入力は単純な作業なので自社内で十分にまかなえると考える企業もあるものです。しかし、データの量が多い場合には従業員に負担がかかるおそれもあるので注意しましょう。例えば展示会の際には、企業は数百から数千という名刺を交換することもあります。このとき得た名刺をすべてデータ入力しリスト化するのは大変な作業です。名刺のデータ入力では、社名や部署、役職、氏名、所在地、電話番号などを順に記載していく必要があります。中には、メールアドレスやURLが記載されている名刺もあり、入力に慣れていない方に任せるとスペルをミスして入力してしまうおそれがあります。

仮に1枚の名刺を3分で入力していく場合、名刺が1,000枚あれば全て入力するまでには50時間という膨大な時間がかかってしまいます。単独の従業員が急いでデータ入力をした場合、ミスが1つもないということはまずあり得ません。そのため、データ入力後には内容に間違いがないかをダブルチェックする必要があります。つまり、1,000枚の名刺のデータ入力や内容のチェックには、最低でも100時間以上という長い時間がかかってしまうのです。

写し間違いやスペルミスを防ぐためには、名刺データを丁寧に入力する必要があります。しかし、データ入力に時間をかけすぎてしまうと、該当する従業員が本来担当するべき業務が滞ってしまうこともあります。自社内でデータ入力をまかなうのはコストパフォーマンスに優れているように見えて、実際はかなり効率が悪いのです。

また、それぞれの名刺に記載されている情報の量は異なります。社名と所在地、氏名のみというシンプルな名刺もあれば、多くの情報を掲載した名刺もあります。名刺の情報がそれぞれ異なっているために、うまくリスト化できず情報を有効活用できないケースも少なくありません。これは名刺の場合に限らず、名簿などあらゆるデータに共通する問題です。数々の情報をわかりやすくまとめるためには、データ入力の技術に長けている専門業者を利用するのが効果的です。

データ入力代行業者には、以下のような業務を依頼できます。

• ・名刺のデータ入力
• ・顧客データ入力
• ・議事録入力
• ・名簿入力
• ・応募ハガキやアンケートの入力
• ・お問い合わせ内容の整理
• ・音声データの文字起こし

依頼する内容や扱う情報のタイプによって料金体系は異なります。

例えば、議事録などの手書きの資料をパソコンに入力する場合であれば、1文字あたりの単価は0.3～0.5円ほどに抑えられるのが一般的です。数千文字という資料であっても、数百円から数千円で作成してもらえるので便利です。

名刺などの顧客情報の入力代行は、枚数や件数に応じて費用が設定されていることがほとんどです。名簿であれば1件あたりの単価相場は9～35円、名刺であれば、1枚あたり20～30円となっています。アンケートや応募ハガキの集計費用は内容によって変わってきますが、アンケート1問あたり0.5～5円程度になるのが一般的です。自由回答のアンケート文章やお問い合わせ内容を文字起こしする場合には、1文字あたり0.5円前後、1件あたり80～100円前後が相場となっています。

中には、相場よりかなり安い価格でデータ入力を請け負っている業者もありますが、費用相場が安すぎる業者を選ぶと、クオリティに問題がある可能性も考えられます。データ入力代行を依頼する際には、適正な価格を提示する業者を選ぶことが肝心です。

データ入力を自社内でまかなおうとすると、大きなコストがかかってしまうことがあります。効率を重視するのであれば、データ入力はできれば外部業者に依頼したほうがよいでしょう。データ入力代行依頼の際には、費用相場やサービスの流れを詳しくチェックしておきましょう。

合同会社Polarisは、データ入力で企業の業務をサポートしております。「データ入力は誰でもできるから代行する必要はないのでは？」と考える企業様も多いですが、入力しなければならないデータが膨大な場合、本来の業務がおろそかになってしまい、結果的に効率が悪くなってしまうことが多いです。コア業務へ集中しつつコスト削減を行うためにも、ぜひデータ入力は代行業者をご利用ください。合同会社Polarisは、お客様のご要望に合った対応で高精度なデータをご提供いたします。