【名古屋】事務代行とは？事務代行会社のサービスを解説！

名古屋で事務代行会社をお探しなら合同会社Polarisがご相談に応じます。事務代行とは、会社の事務作業を専門業者が代行するサービスのことを指します。手間のかかる事務処理を外部業者に依頼すれば、自社の生産性や業務効率が高まります。この記事では、事務代行会社を利用するメリットやデメリットについて見ていきましょう。

事務代行とは、会社内で日々必要となる事務処理業務を業者依頼できるサービスのことです。会社の業務の中では多くの事務作業が発生します。来客対応や電話対応、連絡や受付業務、商品の受発注や資料作成、データ入力や整理など、企業に求められる事務処理の量は膨大です。従来は、社内に専用の事務作業者を置くか、従業員が分担して事務作業を行うのが一般的でした。しかし、近年では多くの企業が人材不足に悩んでおり、事務作業に十分なリソースを割けない例も増えています。人材不足や業務効率化という観点で考えれば、事務業務の外部委託は有効な対策といえます。

事務代行会社には専門の事務作業担当者が在籍しています。企業側が依頼すれば派遣されたスタッフが自社の従業員に代わって事務業務を代行します。依頼できる業務は商品受発注や備品管理などの管理業務や、納品書や請求書の作成、帳簿記入、電話受付や顧客対応など多岐にわたります。

中には、マーケティングや経理などの業務を担当する事務代行会社もあります。依頼の際には、どのような業務を委託できるのかを確認しておきましょう。事務代行会社の料金体系は月額制または従量課金制となっています。常駐してほしい、スポットで依頼したいなど、必要な事務処理の量に応じてプランを決めていくのがおすすめです。

事務代行には以下のようなメリットが考えられます。

• ・従業員がコア業務に集中できる
• ・即戦力となる事務のプロに任せられる
• ・必要なときだけ依頼できる

従業員が社内のこまごまとした事務作業を行うと手間がかかってしまうため、事務代行を上手に利用するのがおすすめです。事務代行を活用すれば従業員が事務作業に追われることがなくなり、コア業務に専念できます。代行会社の利用には、事務職のプロのサポートを受けられるという魅力もあります。事務作業者を新たに雇用する場合には採用や教育が必要となり、一人前になるまでにはかなりの時間を要します。代行会社の事務作業者は事務に特化した知識やスキルを豊富に持ち合わせているので、すぐに現場で活躍することが可能なのです。

多くの事務代行会社は、短期間や長期間など企業の都合に合わせた依頼に応じています。繁忙期のみ、特定の曜日のみといったように、必要なときだけ事務作業者を配置できるのは、代行会社を利用する大きなメリットです。閑散期には事務代行業者の利用を止めるなどフレキシブルに配置すれば、コストダウンにつなげることもできます。

その一方で、事務代行には以下のようなデメリットもあるので注意しましょう。

• ・費用がかかってしまう
• ・業務のクオリティが低い場合がある

特に、依頼に一定の費用がかかってしまうのは外部委託の大きなデメリットです。とはいえ、自社で事務担当者を立てる場合にも、採用や育成には大きなコストがかかるものです。事務代行の担当者は即戦力となってくれることが多いため、コスト面を考えれば新たに事務担当者を採用するよりも結果的に効率がいいかもしれません。

事務代行業者を利用するデメリットとして、代行担当者の技量がわからないという問題も考えられます。事務業務にあたる担当者が戦力にならない場合、逆に効率が下がってしまうこともあります。代行会社に依頼する際には、あらかじめ実績や評判をチェックしておくのがおすすめです。高い技量をもつ担当者を配備してくれるような業者を選び、業務効率の向上につなげていきましょう。

企業の事務作業の量は意外と多く、従業員に大きな負担がかかってしまう例もあります。従業員の負担を和らげコア業務に集中させるためにも、ぜひ事務代行会社のサービスを活用してみましょう。

名古屋エリアで事務代行会社をお探しなら合同会社Polarisがご相談に応じます。合同会社Polarisでは、経験豊富なコンサルタントが企業経営に合わせた事務代行をご提案いたします。お客様の気持ちに寄り添った的確なサポートを心掛けていますので、業務効率アップを目指して事務代行を依頼したいとお考えでしたら、ぜひ合同会社Polarisへお任せください。